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時間をあまりとれない人が知りたいのは、まず、問題や課題に対して何をすべきかということである。
先ほどのピラミッド構造で言うと、上から一段目と二段目である。
ピラミッド構造なら「五分間で結論を言ってくれ」と要求されれば、上から数枚を説明すればよい。
何をなすべきかだけならば、五分から1O分で説明できるのである。
加えて、「なぜそうすべきか」と言われれば、上から111段目まで説明する。
追加にかかる時間は3O分強である。
もっと詳細な説明に関しては、使える時間と必要に応じて「事実」と「分析」に関する説明をつけ加えていけばよい。
相手のことを考えると、こういった構造になっている方が、はるかに効率的でインパクトがある。
エグゼクティフ・サマリーも、こういう構造にしておけばすぐつくれる。
全編で1OO枚の報告書であっても、それを五枚で語ることもできれば、2O枚で語ることも、フルで語ることもできる。
相手に応じて、臨機応変にできるのである。
こういった構造は「論理学」を学びでもしないかぎり、多くの人にとってはあまりなじみがないと思われるので、もう少し説明を加えたい。
図却に示すように、論理展開には二つの基本形がある。
ひとつ目は、主要なメッセージとして「こうすべきだ」という主張が上にあり、その理由としては「一、二、三と三つある」というような三角形の構造になっている。
二つ目は、事実があってそれに対してどう解釈するかというポイントがあり、主要なメッセージがあるという三段論法的な構造である。
不良品がいっぱい発生しているという事象があって、だから新しい生産システムを入れるべきだと直接的にメッセージをもってくるとしたら、そこには論理的な飛躍がある。
不良品が発生していることに対して、その原因は何かを言及する部分が欠けている。
その原因は現行の生産システムそのものにある、という点を押さえるのが、図で言う「解釈」や「コメント」である。
これらがあって初めて、生産システムを変えないといけないという主張に結びつくのが、論理的な構造である。
ひとつ目の構造の方二つを比べてみると、が、二つ日に比べてなじみがあると思われる。
それは主張を支える理由が複数あって、たとえそのなかのひとつにでも致命的なものがあるなら、「主張を採用すべきだ」という論理展開である。
この二つが組み合わさってできたのが、先ほどのピラミッド構造なのである。
基本的に、プレゼンテーションや報告書の構造は、ピラミッドでできていることが必須である。
それでは、最終的にそれをプレゼンテーションする段階で、どうやって展開していくか、何が留意点かを流れに沿って説明していきたい。
一番目は、プレゼンテーションを始める前に、プレゼンテーターは、今われわれはどこにいて、そのプレゼンテーションが終わったときにどこにいたいのかということを意識して頭のなかにとどめておくことである。
図却に示すように、プレゼンテーションが終わったあとのミーティング後にはどこにいたいのか、プロジェクト後にどこにいるのか、中期的にどこにいるのかを意識して、これから行うプレゼンテーションの目的と意義を明確に捉えておく必要がある。
たとえば「本日のプレゼンテーションの目的は、eビジネスの取り組みに関して、投資を行うか否かを決断していただくことにあります」とあらかじめ押さえておく。
すると聴衆は、このプレゼンテーションを聞いたあとで自分たちが何をしないといけないのかを理解し、意識して聞くことができる。
あるいは、プレゼンテーションの前に「問題点に関して、共通の理解をするのが今回の目的です」と言えば、共通の理解だけで、結論を出さなくてもよいのだという心構えが聴衆側にできるわけだ。
プレゼンテーションを始める前に、プレゼンテーターと聴衆が、自分たちが今どこにいて、ミーティング後あるいは将来、どこにいることを期待されているのかを共通に認識していることが、コミュニケーションのベースとなる。
次に、プレゼンテーションの中身に関する留意点のポイントを、「導入部」、「本論」、「終了部」の三つに分けて説明したい。
プレゼンテーション導入部に関する留意点をまとめたのが図剖である。
導入部では、聴衆の関心を獲得し、焦点を絞ることが第一のポイントになる。
「論点にならない関連する状況について述べる」と書いてあるが、ここで議論の対象外となるものを明らかにし、自分たちは誰に対して話をしようとしているのかを明らかにするのである。
二番目のポイントである「疑問があがるような状況では触媒的な役割を保つ」とは、「こんな論点もあるけれども、こういう論点もあり、それを先に詰めないと議論が先に進みませんよね」と、その場でこれから討議して明らかにすることに関して、客観的な立場から意義をもう一回リマインドする意味がある。
すなわち、「これからクリアにしていく」、「片づける」といった、分析者的な役割を担うことを明確にするのである。
さらに、この二点を通して、これからのコミュニケーションで答えてほしい疑問を指摘すること、つまり自分たちはこういった状況のなかで、何と何に答えようとしているのかを述べることが三番目である。
また、導入部では、その論点に関して自分たちはどう思っているのかという主要なメッセージを提出することも行う。
「われわれは、これはやるべきだと思っている」というスタンスを明らかにしたあと、プレゼンテーションのコンテンツがどのような構成で展開されていくかを説明する。
提言のあとに、自分たちが結論を出した理由を説明し、個別の論点に関して詳しく解説するといった流れをあらかじめ明示する。
そうすれば、聴衆はこれからどういう順番で何を聞くかということを、頭のなかで整理できる。
いよいよ本論に入ることになる。
導入部と同様にポイントをまとめたものである。
本論では、どのような構成で主張を展開していくのかについての明確なロードマップを提供する。
構成がうまくできていれば、報告書の目次とほぼ同じになる。
そうでない場合は、自分たちは使うテクニックだ。
たとえば「具体的に言うと、こういうことだ」と、実際に現場で起こった事象を紹介する、働く人の証言を引用するなどがこれに該当する。
抽象的になりがちな議論を身近なことに引き戻すのである。
「あなたにはそういった経験はありませんか」、「どう考えますか」などと、聴衆に問いかけることも同様の効果がある。
また、自分自身に常に問いかけるべき言葉がある。
「不良品が多い」、だからどうなのかである。
製品原価を押し上げて、他社より原価率が高い原因になっている、改善しないかぎり、優位には立てない、という具合に、結論まではっきりと伝えるようにする。
「不良品が多い」と言えば、聴衆が結論までわかってくれると思うのは、期待しすぎである。
競争力まで思いをめぐらし指南するのは難しいかもしれない。
しかし、事実を指摘したあとは、それがどういう意味をもつのかという、英語で言うところの「必ず強調しないと、最終的に何を伝えたいのかという最も重要な部分が不明確になってしまうのである。
そこで、だからこうだと結論を述べ、メインのメッセージとのつながりを明らかにする。
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